नॉमिनेशन अथवा रजिस्ट्रेशन के लिए कुछ नियम व शर्तें तय की गई हैं। इनके अनुसार-

• नॉमिनी को भारत का नागरिक होना चाहिए।
• नॉमिनी द्वारा नॉमिनेशन फॉर्म पूरी तरह से भरा जाना चाहिए।
• प्रत्येक नॉमिनी को एक हाई रिजॉल्यूशन का अपना फोटो (कम से कम 300dpi) देना होगा। (jpeg फॉर्मेट में यह कम से कम पांच एमबी और पीएनजी में कम से कम आठ एमबी का होना चाहिए।)
• उम्र का प्रमाण पत्र।
• कम से कम 120 सेकंड की वीडियो क्लिप भी जमा करानी होगी, जिसमें जूरी को बताना होगा कि आपको क्यों समाचार4मीडिया- मीडिया40 अंडर40 की लिस्ट में शामिल किया जाना चाहिए। यह वीडियो .MOV/ MP4 फॉर्मेट में होना चाहिए और 350 एमबी से ज्यादा बड़ा नहीं होना चाहिए।
• नॉमिनी को 1 मार्च 2024 को 40 साल से कम उम्र का होना चाहिए।
• नोट: समाचार4मीडिया पत्रकारिता 40 अंडर 40 अवॉर्ड के पूर्व विजेता कृपया रजिस्ट्रेशन न करें। उन्हें इस कार्यक्रम में बतौर प्रतिभागी शामिल नहीं किया जाएगा।